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Déconnexion : mode d’emploi

Carrière

Le développement des outils numériques permet de contacter de plus en plus facilement ses interlocuteurs et de consulter ses messages à tout moment. Cette possibilité ne doit cependant pas aboutir à des excès et implique de fixer certaines règles.

Les emails et SMS constituent aujourd’hui des outils importants de communication professionnelle, au même titre que les réunions ou les échanges téléphoniques. S’ils sont vecteurs de gain de temps, ces outils peuvent aussi engendrer des pertes de temps ou d’efficacité et des surcharges de travail, lorsque leur usage est mal géré. L’utilisation de ces outils soulève aussi des questions d’articulation entre vie personnelle et vie professionnelle, ce qui rend aujourd’hui nécessaire la mise en place d’un mode d’emploi. Pour des raisons tenant à l’efficacité et au bien-être au travail, quelques règles de base à l’usage de ces moyens de communication ont été élaborées par le groupe Bien-être au travail du réseau RH, et ont fait l’objet d’échanges avec les organisations syndicales.

Ce document a été présenté au CHSCT central (Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail) le 15 novembre. Il incite les utilisateurs à envisager systématiquement les alternatives aux emails (appel ou conférence téléphonique, réunion physique…), définit les plages horaires pendant lesquelles l’envoi d’emails doit être évité, tout en précisant les exigences de continuité du service public applicables notamment en cas de gestion de crise, et propose des conventions concernant la structuration, le libellé ou les destinataires des messages.

Parmi les règles édictées, l’une d’elles concerne le choix des moyens de communication. Ainsi, il convient de se poser systématiquement la question de savoir lequel est le plus pertinent entre, par exemple, l’envoi d’un email, une réunion physique ou une conférence téléphonique, sachant que l’usage du téléphone est à privilégier dans les urgences majeures.

Des règles de bon sens

Les appels téléphoniques ou l’envoi de SMS se font normalement en direction de téléphones professionnels, sauf urgence ou situation exceptionnelle, et pendant les horaires de service. Concernant les emails, l’envoi est à éviter entre 20 h et 8 h, le week-end et les jours fériés, et il n’est pas attendu de réponse aux messages sur ces mêmes créneaux. Ce principe est modulé en fonction des cycles de travail pour les agents en horaires décalés ou d’astreinte et ne s’applique, bien entendu, pas en cas de gestion de crise.

Il est important que les destinataires des messages soient clairement identifiés et que les agents devant en être informés soient mis en copie. Pour ne pas encombrer les boîtes mails, la fonction « répondre à tous » reste à utiliser avec modération, autrement dit quand la réponse apporte une information utile aux participants à une conversation. Quant à celle « faire suivre », elle s’impose seulement lorsqu’elle est nécessaire à l’activité professionnelle du destinataire. L’objet du message doit être clair et le texte structuré et concis. La courtoisie et la politesse sont évidemment de rigueur.

Respect en réunion

En matière d’utilisation des appareils connectés en réunion, que ce soit pour consulter ses messages ou en envoyer, elle ne doit pas détourner l’attention des participants, ni pouvoir être interprétée comme une marque de désintérêt à l’égard des autres participants. Une consultation discrète doit être envisagée.

Ce mode d’emploi sera évalué après six mois d’application. Des adaptations pourront y être apportées en fonction des retours d’expérience. Des actions de sensibilisation des encadrants sur le sujet sont également engagées, avec notamment la programmation de conférences et l’intégration de cette problématique dans les modules « Santé Sécurité au travail » pour les nouveaux arrivants. Des formations pour une meilleure utilisation des outils sont également prévues à l’intention des agents.

En savoir +

Pour partager des documents, permettre à plusieurs collègues de les modifier et éviter la multiplication des mails, vous êtes invité à utiliser Collab’Paris.

Lire ici le mode d’emploi.

Explications en vidéo par Emmanuel Grégoire, adjoint à la maire.


La déconnexion numérique à la Ville, qu’est ce… par mairiedeparis